为了保证基金会日常工作的顺利开展，经第一届理事会第一次会议研究决定，基金会下设秘书处和财务部。
秘书处工作人员4名，工作职责为：1.根据《武汉科技大学教育发展基金会章程》，在理事会领导下负责基金会日常管理工作；2.运用校友资源及社会资源，联络社会各界，多渠道筹集办学资金，为学校事业发展争取更多的支持；3.制定接受捐赠、资金运作和基金管理使用等规章制度和基金会相关文件；4.健全基金会工作机制，拓展筹资渠道，策划、联络各类捐赠项目；5.归口接受各类捐赠，审核、办理学校及校内各单位接受社会捐赠的相关手续；6.组织实施基金项目的申请、立项、管理及理事会审批工作；7.负责基金项目规范管理工作，监督检查各捐赠项目的资金使用情况，接受捐赠人对捐赠财产使用情况的检查和监督；8.根据章程规定并按照理事会决议要求做好基金运作管理的相关具体事务；9.建设、维护基金会网站，充分发挥基金会网站在促进资金筹集、联络校友、对外合作方面的网络平台作用；10.负责基金会与学校及校内有关部门之间、各位理事之间的联络和信息通报工作；11.负责基金会理事会议的会务工作，形成书面决议，会议记录及材料存档等工作；12.完成理事会交办的其他工作。
财务部工作人员3名，工作职责为：1.负责贯彻执行国家有关财务制度，负责基金会年度财务审计、日常税务申报工作；2.负责收费票据的保管、申领和核销；3.负责财务核算工作；4.负责编制各种财务报表；5.负责提供各种会计信息；6.负责基金会各项公益项目的收支管理工作；7.负责做好基金会日常办公开支的工作；8.协助秘书处做好接收捐款捐物工作，做到账目清晰。
